워드 목차보기 쉽게 하는 방법

얼마 전 30쪽짜리 워드 문서를 수정하다가 필요한 부분을 찾느라 스크롤만 한참 내렸어요. 제목 목록을 옆에 띄우니 원하는 장으로 바로 이동할 수 있더라고요. 워드 목차보기는 문서를 읽거나 편집할 때 쓰는 ‘탐색 창’과 문서 첫머리에 넣는 ‘목차’ 중 어느 쪽이 필요한지에 따라 방법이 달라집니다.

읽는 중에 목차처럼 이동하려면 탐색 창

긴 문서에서 ‘3장 검토 의견’으로 곧장 가고 싶다면 탐색 창이 편합니다. 윈도우용 워드에서 상단 보기 탭을 누르고 탐색 창을 선택하세요. 왼쪽에 창이 열리면 제목 탭을 누릅니다. 제목 목록에서 원하는 항목을 클릭하면 해당 위치로 이동합니다. 마이크로소프트 안내에 따르면 윈도우에서는 Ctrl+F로도 탐색 창을 열 수 있어요. 이때 검색 화면이 먼저 보이면 제목 탭으로 바꾸면 됩니다.

예를 들어 보고서가 ‘현황’, ‘원인’, ‘개선 방안’으로 나뉘어 있다면 목록에서 ‘개선 방안’을 누르는 것만으로 그 부분에 도착합니다. 제목 왼쪽의 화살표를 누르면 그 아래에 딸린 작은 제목을 접거나 펼칠 수도 있어요. 제목을 클릭해 이동하는 기능이라 문서 내용이나 페이지 배치가 바뀌지는 않습니다.

탐색 창에는 페이지 탭도 있습니다. 페이지의 작은 미리보기를 보며 이동할 때 유용하지만, ‘어느 내용이 몇 장에 있더라?’ 하고 찾는 상황이라면 제목 탭이 더 빠릅니다. 제목 이름이 기억나지 않고 본문 속 단어만 기억난다면 검색 상자에 그 단어를 입력하면 되고요.

제목 목록이 비어 있을 때 확인할 것

분명 문서에 큰 글씨로 제목을 써 두었는데 왼쪽 목록이 비어 있을 때가 있어요. 워드는 글자가 굵거나 크다는 이유만으로 그 줄을 제목으로 판단하지 않습니다. 홈 → 스타일에서 ‘제목 1’, ‘제목 2’ 같은 제목 스타일을 지정해야 탐색 창에 표시됩니다.

• 큰 장의 제목에는 제목 1을 적용합니다. 예를 들면 ‘1. 사업 개요’나 ‘2. 추진 일정’입니다.
• 장 안의 세부 항목에는 제목 2를 적용합니다. ‘2.1 준비 단계’처럼 한 단계 아래 내용에 어울립니다.
• 더 작은 항목이 꼭 필요할 때만 제목 3을 사용합니다. 단계가 지나치게 많으면 목록도 읽기 어려워집니다.

방법은 간단합니다. 제목으로 쓸 문단에 커서를 놓거나 글자를 선택한 뒤 홈 탭의 스타일에서 알맞은 제목 수준을 누르면 됩니다. 문단마다 같은 기준을 쓰면 왼쪽 목록의 들여쓰기도 자연스럽게 맞아요. 글꼴 크기나 색만 손으로 바꿔 둔 기존 문서라면, 주요 제목부터 스타일을 적용해 보세요. 목록이 나타나는지 바로 확인할 수 있습니다.

그래도 특정 제목이 안 보인다면 그 문장이 어디에 있는지도 살펴봐야 합니다. 마이크로소프트는 윈도우용 워드 탐색 창에서 표, 텍스트 상자, 머리글, 바닥글 안의 제목은 표시되지 않는다고 안내합니다. 표 안에 넣은 장 제목을 목록에서도 써야 한다면 본문 문단으로 옮기는 편이 확실합니다.

문서 안에 인쇄할 목차를 넣는 방법

독자에게 전달할 보고서라면 왼쪽 탐색 창만으로는 부족합니다. 파일을 받은 사람이 문서 첫 부분에서 장 제목과 페이지 번호를 볼 수 있도록 목차를 삽입해야 하니까요. 먼저 본문의 각 장과 절에 제목 스타일을 적용합니다. 그다음 목차가 들어갈 위치에 커서를 놓고 참조 → 목차에서 자동 목차를 선택하면 됩니다.

가령 20쪽짜리 안내문 앞에 자동 목차를 넣으면 ‘준비물’, ‘신청 절차’, ‘자주 묻는 내용’ 같은 제목이 페이지 번호와 함께 표시됩니다. 이 목록은 문서 안에 실제로 들어가는 내용입니다. 반면 탐색 창은 편집 화면에서 이동을 돕는 도구예요. 두 기능 모두 제목 스타일을 기준으로 작동하므로, 제목 스타일을 먼저 제대로 붙여 두면 이후 작업이 훨씬 수월해집니다.

수동 목차도 메뉴에 보이지만, 제목이나 페이지가 자주 바뀌는 문서에는 자동 목차가 편합니다. 마이크로소프트 안내에서도 수동 목차는 제목을 바탕으로 자동 생성하거나 자동으로 업데이트할 수 없다고 설명해요. 처음에는 한두 항목만 있는 문서라도 나중에 내용이 늘어날 수 있으니 자동 목차를 골라 두는 편이 덜 번거롭습니다.

수정한 뒤 목차가 예전 내용으로 보인다면

본문 제목을 고쳤는데 앞쪽 목차에는 예전 이름이 남아 있거나 페이지 번호가 어긋나는 일이 있습니다. 자동 목차는 문서를 수정할 때마다 항상 화면에서 즉시 바뀌는 방식은 아니에요. 목차 위에서 마우스 오른쪽 단추를 누르고 필드 업데이트 또는 목차 업데이트를 선택하면 새 내용을 반영할 수 있습니다. 메뉴 이름은 사용하는 워드 환경에 따라 조금 다르게 보일 수 있어요.

새 장이 빠졌다면 먼저 그 장 제목에 제목 스타일이 적용됐는지 확인하세요. 페이지 번호만 달라졌다면 목차를 업데이트한 뒤 다시 보면 됩니다. 문서를 다른 사람에게 보내거나 PDF로 저장하기 직전에 한 번 확인하면, 앞쪽 목차와 실제 본문이 서로 다른 민망한 상황을 줄일 수 있어요.

저는 긴 문서를 작성할 때 초반부터 제목 1과 제목 2를 나눠 씁니다. 그러면 편집하는 동안에는 왼쪽에서 워드 목차보기가 편하고, 다 쓴 뒤에는 같은 제목들로 문서용 목차를 만들 수 있거든요. 몇 쪽짜리 문서에서는 차이가 작지만, 내용이 길어질수록 처음에 붙인 제목 스타일이 시간을 꽤 아껴 줍니다.