일정 관리 앱 추천 내 생활에 맞게 고르는 방법
얼마 전 친구와 저녁 약속을 잡다가 같은 시간에 병원 예약이 있다는 걸 뒤늦게 발견했다. 휴대전화에는 달력도 있고 할 일 목록도 있었는데, 서로 다른 곳에 적어 둔 탓이었다. 일정 관리 앱 추천을 찾을 때 기능이 많은 앱부터 고르기 쉬운데, 사실 먼저 생각할 건 내가 자주 놓치는 게 약속인지, 해야 할 일인지다.
앱을 고르기 전에 기록할 것부터 나눠보자
일정은 시작과 끝이 있는 약속이고, 할 일은 완료 여부가 중요한 작업이다. 수요일 오후 3시 치과 예약은 달력에 넣으면 된다. 반면 ‘치과에 보험 서류 제출’은 날짜를 정하고 완료 표시를 할 수 있는 할 일 목록이 편하다. 둘을 구분해 적으면 달력에 사소한 항목이 빼곡해지는 일을 줄일 수 있다.
고르는 기준은 세 가지면 충분하다. 혼자 쓸지 함께 쓸지, 시간을 시간대별로 볼지 목록으로 볼지, 이미 쓰는 메일이나 업무 도구와 연결할지다. 가족 일정을 맞춰야 한다면 공유가 쉬운 앱이 필요하다. 마감이 많은 사람은 반복 작업과 알림을 먼저 확인하는 편이 좋다. 설치한 뒤에는 일주일치 일정만 옮겨 적어 보면 손에 맞는지 금방 드러난다.
약속과 개인 할 일을 함께 보려면 구글 캘린더
구글 캘린더는 회의, 약속, 외출처럼 시간이 정해진 일을 한눈에 보고 싶은 사람에게 잘 맞는다. 달력을 여러 개 만들어 개인 일정과 업무 일정을 구분할 수 있고, 다른 사람과 달력을 공유할 수도 있다. 구글 캘린더 안내에 따르면 날짜가 지정된 구글 할 일은 달력에도 표시된다. ‘금요일까지 보고서 보내기’ 같은 작업을 약속과 같은 화면에서 확인할 수 있는 셈이다.
예를 들어 토요일 오전 11시 가족 모임은 일정으로, 모임 전날 장보기는 할 일로 넣는다. 장보기에 시간을 따로 확보하고 싶다면 달력에서 작업 시간을 잡으면 된다. 다만 가족 모두가 같은 화면에서 의견을 주고받으며 일정을 관리하려는 경우에는 공유 중심 앱이 더 편할 수 있다. 우선은 개인 달력과 공유 달력 두 개만 만들어 써도 화면이 복잡해지지 않는다.
가족이나 모임 일정을 맞춘다면 타임트리
타임트리는 여러 사람이 같은 달력을 채우는 상황에서 강점이 있다. 가족, 동아리, 여행 모임처럼 그룹별로 공유 달력을 만들고 초대받은 사람이 함께 일정을 볼 수 있다. 타임트리 안내에는 여러 달력을 한 화면에서 확인하거나 필요한 달력만 골라 보는 기능도 소개돼 있다.
이를테면 가족 달력에는 아이 학교 행사와 병원 예약을, 친구들과 만든 달력에는 여행 날짜와 숙소 체크인 시간을 적는다. 개인적인 약속은 별도 달력에 두면 된다. 공유 범위가 달력별로 정해지므로 처음 만들 때 이름을 ‘가족 공통’처럼 분명하게 붙이는 게 좋다. 누군가에게 알려야 하는 일정이라면 개인 달력이 아닌 공유 달력에 입력했는지도 확인해야 한다.
기존 달력을 함께 쓰고 있다면 연결 방식도 확인할 부분이다. 타임트리 도움말에 따르면 외부 달력을 내 화면에 표시할 수 있지만, 그 일정이 공유 달력 구성원에게 그대로 보이는 것은 아니다. 앱을 바꾼 뒤 가족에게 일정이 안 보이는 상황을 피하려면 실제로 공유할 약속 하나를 등록해 서로의 화면에서 확인해 보는 게 빠르다.
마감과 반복 작업이 많다면 틱틱
약속보다 ‘해야 할 일’이 계속 쌓이는 사람이라면 틱틱이 잘 맞을 수 있다. 틱틱은 할 일 목록, 알림, 달력 보기, 습관 기록을 제공한다. 예를 들어 매주 월요일 영수증 처리, 매일 20분 운동, 다음 달 10일 세금 서류 제출처럼 성격이 다른 작업을 한곳에 적을 수 있다. 완료 표시를 하며 진행 상황을 보는 재미도 있다.
다만 기능이 많다고 처음부터 모두 켤 필요는 없다. 목록을 ‘일’, ‘집’, ‘개인’ 세 개 정도로 시작하고, 중요한 작업에만 알림을 설정해 보는 편이 부담이 적다. 달력 보기와 외부 달력 연결 등 필요한 기능이 이용 요금제에 포함되는지도 설치 전에 확인하면 좋다. 할 일 앱은 매일 여는 횟수가 많아서, 화면이 내 눈에 편한지도 기능만큼 중요하다.
회사 메일이 중심이라면 아웃룩 캘린더
업무 일정이 대부분 메일로 들어온다면 아웃룩 캘린더와 마이크로소프트 To Do 조합이 자연스럽다. 아웃룩에서는 회의와 약속을 달력에 넣고, To Do에서는 기한과 알림이 있는 작업을 관리할 수 있다. 마이크로소프트 안내에 따르면 새 아웃룩의 ‘My Day’ 화면에서 일정과 할 일을 함께 보고, 작업을 달력으로 끌어 작업 시간을 잡을 수도 있다.
예를 들어 오전 10시 회의는 달력에, 회의 전 자료 검토는 할 일로 적는다. 자료 검토에 30분이 필요하다면 회의 앞 시간에 배치하는 식이다. 회사에서 이미 아웃룩을 쓴다면 새 앱을 하나 더 익히는 것보다 지금 쓰는 화면에서 할 일을 연결하는 쪽이 수월할 수 있다.
내 경우라면 약속을 자주 겹치게 잡는 동안은 구글 캘린더나 아웃룩처럼 시간표가 잘 보이는 앱을 먼저 쓰겠다. 가족과 날짜를 맞추는 일이 더 많아지면 타임트리를, 마감 관리가 어려워지면 틱틱을 고를 것 같다. 좋은 앱은 기능 목록이 긴 앱보다 다음 주에도 부담 없이 열게 되는 앱이다.
