엑셀 피벗테이블 정렬 원하는 순서로 바꾸는 방법
얼마 전 월별 매출표를 만들었는데, 피벗테이블에 거래처가 가나다순으로 나와서 매출이 큰 곳을 찾기가 번거로웠어요. 일반 표처럼 아무 셀이나 선택해 정렬하면 될 줄 알았는데, 피벗테이블은 어떤 항목이나 숫자를 선택하느냐에 따라 결과가 달라지더라고요. 엑셀 피벗테이블 정렬은 먼저 ‘이름을 나열할지, 금액 순위를 볼지’를 정하면 훨씬 쉬워집니다.
거래처 이름을 가나다순으로 놓고 싶을 때
행에 거래처, 값에 매출 합계가 들어간 피벗테이블을 떠올려 볼게요. 거래처 이름의 순서만 바꾸려면 ‘행 레이블’ 옆 화살표를 누르고 정렬할 필드를 고른 뒤 오름차순 또는 내림차순을 선택하면 됩니다. 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 ‘정렬’ 메뉴를 여는 방법도 있어요.
오름차순과 내림차순은 데이터 종류에 따라 뜻이 달라집니다. 글자는 가나다순과 그 반대, 숫자는 작은 값부터와 큰 값부터, 날짜는 오래된 날짜부터와 최근 날짜부터입니다. 같은 ‘오름차순’이라도 지금 선택한 필드가 거래처인지 날짜인지 먼저 확인해야 원하는 모양이 나옵니다.
행에 ‘지역’과 ‘거래처’를 함께 넣었다면 순서에도 단계가 생깁니다. 지역을 정렬하면 지역끼리의 순서가 바뀌고, 거래처를 정렬하면 각 지역 안의 거래처 순서가 바뀝니다. 전체 거래처를 매출 1위부터 한 줄로 보고 싶은데 지역별로 나뉘어 보인다면, 정렬을 반복하기보다 행 영역에 놓인 필드 구성을 먼저 확인하는 편이 빠릅니다.
매출이 큰 순서로 보려면 숫자를 선택하기
판매 실적을 볼 때는 이름보다 금액 순서가 더 유용하죠. 예를 들어 거래처 A가 120만 원, B가 350만 원, C가 80만 원이라면 큰 값부터 정렬한 결과는 B, A, C가 됩니다. 이때 거래처 이름을 선택하지 말고, 매출 합계 열의 숫자 셀 하나를 마우스 오른쪽 버튼으로 누르세요. ‘정렬’에서 ‘내림차순’ 또는 ‘큰 값에서 작은 값 순’을 고르면 됩니다.
월별 매출이 가로로 펼쳐져 있다면 어떤 숫자를 눌렀는지가 중요합니다. 3월 열의 금액을 선택하면 3월 실적을 기준으로, 맨 오른쪽 총합계 열의 금액을 선택하면 전체 기간 매출을 기준으로 순서가 달라질 수 있어요. ‘전체 매출 1위’를 찾는 중이라면 총합계 열의 숫자를 선택하는 게 맞습니다. 총합계가 보이지 않으면 피벗테이블의 디자인 메뉴에서 총합계 표시 설정을 확인할 수 있습니다.
숫자를 눌렀는데 기대한 순서가 아니라면 값 필드의 이름도 보세요. ‘매출 합계’와 ‘주문 건수’가 함께 있는 표에서는 두 기준의 순위가 다를 수밖에 없습니다. 1건에 100만 원을 판 거래처와 10건에 10만 원씩 판 거래처는 매출 합계가 같아도 주문 건수는 크게 다르니까요. 행 레이블의 화살표에서 ‘기타 정렬 옵션’을 열어 내림차순 기준 필드를 직접 지정하면 기준을 분명하게 잡을 수 있습니다.
우선순위를 직접 정하고 싶을 때
‘진행 전, 진행 중, 완료’처럼 가나다순으로는 어색한 항목도 있습니다. 항목 수가 적다면 행 레이블의 화살표에서 ‘기타 정렬 옵션’을 열고 ‘수동’을 선택하세요. 그런 다음 옮길 항목의 셀 가장자리에 마우스를 대고 이동 모양의 포인터가 나타나면 원하는 위치로 끌어 놓을 수 있습니다. 행 또는 열 레이블을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 이동 메뉴를 쓰는 방법도 있습니다.
매달 같은 단계가 반복된다면 사용자 지정 목록도 생각해 볼 만합니다. 엑셀에는 요일과 월 순서 같은 기본 목록이 있고, 직접 만든 목록을 정렬에 사용할 수도 있어요. 다만 마이크로소프트 안내에 따르면 피벗테이블에 적용한 사용자 지정 목록의 정렬 순서는 새로 고침 뒤 유지되지 않을 수 있습니다. 보고서를 갱신할 때마다 순서가 중요한 업무라면 새로 고침 후 표시 순서를 꼭 확인하세요.
정렬이 이상하게 보일 때 확인할 것
순서가 뒤죽박죽이라면 원본 데이터의 값을 먼저 살펴보세요. ‘서울’과 ‘ 서울’처럼 앞에 공백이 있는 값은 눈에는 비슷해 보여도 정렬 결과에 영향을 줄 수 있습니다. 날짜 역시 실제 날짜 값인지, 날짜처럼 보이는 글자인지 확인하는 게 좋습니다. 월 이름이나 숫자를 글자로 입력한 자료는 기대한 시간 순서와 다르게 보일 수 있어요.
새 데이터가 들어온 뒤에는 피벗테이블을 새로 고쳐야 현재 자료를 기준으로 볼 수 있습니다. 새로 고칠 때마다 순서가 달라진다면 ‘기타 정렬 옵션’의 추가 설정에서 보고서 업데이트 시 자동 정렬 여부를 확인하세요. 금액 순위를 계속 보여 주는 표라면 자동 정렬이 편하고, 손으로 배치한 순서를 보여 주는 표라면 갱신 뒤 순서를 다시 확인하는 습관이 필요합니다.
제가 가장 자주 쓰는 방법은 간단해요. 이름 순서가 필요하면 이름을, 실적 순서가 필요하면 기준이 되는 숫자 열을 선택합니다. 피벗테이블의 순서가 마음에 들지 않을 때는 버튼을 여러 번 누르기보다 ‘지금 무엇을 기준으로 정렬하고 있지?’ 하고 한 번 확인하는 편이 빠르더라고요.
